Management collaboratif : réunion participative | PairForm - Blog
Management collaboratif : réunion participative

Management collaboratif : réunion participative

Réunion participativeSi le domaine de prédilection de PairForm est la formation, cet environnement est aussi adapté à d’autres usages collaboratifs. Ainsi, il est utilisé dans la mise en œuvre d’un management collaboratif au sein du CAPE (Centre d’Appui aux Pratiques d’Enseignement) d’IMT Atlantique. Cet article présente ce retour d’expérience.

Qui n’a jamais eu l’impression de perdre son temps dans une réunion de service, ou de ne pas se sentir très impliqué ?

Le CAPE a décidé de transformer ses réunions de service classiques dans un mode collaboratif. A cette fin, plusieurs principes de fonctionnement ont été adoptés.

Tout d’abord, quatre rôles clés sont définis :

  • Le coordinateur décide de l’ordre du jour de la réunion à partir des suggestions de ses collègues. Il choisit qui sera l’animateur de chaque point de l’ordre du jour.
  • Le gardien du temps surveille que chaque point à l’ordre du jour ne dépasse pas le temps prévu. En cas de débordement, il y a négociation avec le coordinateur pour réadapter le temps imparti sachant que la durée de la réunion n’est pas prolongée.
  • Le facilitateur est une personne qui vient aider le groupe en cas de difficultés ou de tensions dans les discussions.
  • Les secrétaires sont des personnes qui prennent des notes en direct. Il n’y a plus de compte-rendu mais une prise de notes que chacun peut voir et modifier après la réunion. Afin de faciliter le travail, deux secrétaires sont prévus au minimum.

Ces rôles sont tournants, chacun son tour. Ce n’est pas le chef de service qui dirige ou impose quoi que ce soit. Le coordinateur d’une réunion choisit son successeur. Les autres rôles sont définis par consentement au début de la réunion.

Pour faciliter l’établissement de l’ordre du jour et l’intérêt des participants, les sujets sont proposés en amont de la réunion par tous les membres. Chacun peut proposer un sujet en indiquant le thème, l’objectif à atteindre et la durée nécessaire pour le traiter. Tous peuvent répondre aux propositions, apporter des compléments et dire en quoi ils sont en accord ou en désaccord. Tous peuvent voter pour ou contre l’intérêt perçu du sujet pour la prochaine réunion. C’est sur la base des propositions, des réactions et des votes que le coordinateur établit son ordre du jour et propose les animateurs de chaque point.

Le coordinateur diffuse en amont l’ordre du jour et met à disposition les éventuels documents préparatoires pour que chacun puisse en prendre connaissance avant la réunion de service. Les participants peuvent éventuellement réagir avant, ce qui permet de gagner du temps en face-à-face.

Après la réunion, le coordinateur récupère auprès des secrétaires les prises de notes et les rend disponibles à toute l’équipe.

Le bilan ressenti par les membres du service

Les aspects positifs

  • Plus d’écoute, de participation et d’intérêt pendant la réunion.

  • Une compréhension de la difficulté d’organiser et d’animer des réunions. Les participants ont un comportement plus tolérant que par le passé.

  • Une charge moins lourde pour le chef de service car elle est répartie au sein de l’équipe. Par contre, tous doivent passer un peu plus de temps qu’avant sur les réunions : du temps pour proposer des sujets, du temps pour réagir aux propositions, pour voter, du temps pour adopter un ordre du jour (coordinateur) et du temps pour lire en amont les documents de travail.

  • Un compte-rendu disponible immédiatement et accessible aux absents.

  • Un ordre du jour et des documents de travail partagés et sur lesquels chacun peut réagir en amont. Les échanges pendant la réunion sont plus efficaces car les personnes se sont déjà impliquées, elles ont partagé une partie de leur point de vue et la réunion a été davantage préparée par les participants.

  • Un réel sentiment d’être lu par les autres, de pouvoir influer sur les sujets de la réunion. Cela apporte une plus grande reconnaissance de la personne.

Les points de vigilance

  • Des sujets ne sont pas choisis par le coordinateur d’une réunion, ils n’y sont donc pas traités. Il est important de les mettre à nouveau comme sujets possibles pour la réunion suivante. Il faut faire attention à ce que des sujets ne soient pas toujours délaissés, car les personnes qui les ont proposés pourraient ressentir une frustration.

  • Comme dans la rédaction des mails, ou autres échanges asynchrones, il faut faire attention à la formulation des réactions. En effet, les lecteurs peuvent les interpréter différemment de leur auteur. Comme la lecture est différée, on ne peut pas adapter son message en voyant des réactions non verbales du lecteur.

  • Il n’est pas évident pour tous de jouer tel ou tel rôle. Certaines personnes peuvent être mal à l’aise par exemple en tant que coordinateur. Le rôle de facilitateur n’est pas trivial : à quel moment intervenir et comment faciliter la discussion ? Un accompagnement peut être souhaitable.

  • Certains sujets soutenus par le groupe et choisi par le coordinateur peuvent gêner certaines personnes qui préféreraient que le sujet ne soit pas abordé à ce moment-là. C’est en particulier le cas pour le chef de service. Mais il ne peut pas refuser tous les sujets qui le dérange sinon l’esprit collaboratif disparaitra vite et l’équipe sera démotivée.

Mise en œuvre avec PairForm

Un document, rédigé avec l’éditeur intégré de PairForm, est consacré aux réunions de service. Chaque page de ce document concerne une réunion. Elle est structurée selon un format type. Celui-ci comporte quatre parties : les sujets proposés par les participants, les horaires et lieux de réunion, l’ordre du jour et la prise de notes.

La page associée à la réunion est mise en ligne assez tôt afin que chaque participant puisse déposer un sujet à aborder. Celui-ci prend la forme d’un commentaire sur la partie « sujets proposés par les participants ». Les autres peuvent réagir en répondant au message et peuvent voter (pour ou contre) afin d’exprimer son intérêt pour le sujet. Le mode asynchrone de PairForm permet à chacun d’alimenter les sujets en fonction de ses disponibilités.

A partir des propositions de sujets, le coordinateur définit un ordre du jour. Il le renseigne dans la page du document correspondant à la réunion. Il met aussi en ligne les documents préparatoires qu’il estime utiles. Chaque participant peut en prendre connaissance, faire part de ses points de vue et les confronter avec ceux des collègues avant la réunion.  Il arrive parfois que les sujets soient résolus avant l’heure grâce à une conversation en ligne.

A l’issue de la réunion, le coordinateur met à jour la page dédiée à la réunion en ajoutant la prise de notes faites par les secrétaires. Les personnes présentes à la réunion peuvent relire les notes et apporter des précisions, via des commentaires, si elles ne sont pas entièrement en accord avec la rédaction. Les absents peuvent consulter en différé le déroulement de la réunion.

Au final, PairForm permet un déroulement collaboratif des réunions. Un seul document PairForm est consacré à toutes les réunions de service. Chacun peut y trouver simplement l’historique des réunions et peut émettre ses réactions à tout moment.

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