Collaboration : 10 idées pour améliorer votre efficacité 2/2 | PairForm - Blog
Collaboration : 10 idées pour améliorer votre efficacité 2/2

Collaboration : 10 idées pour améliorer votre efficacité 2/2

idées de collaboration

L’article précédent proposait cinq exemples de collaboration pour améliorer l’efficacité de réunions. Ils étaient basés sur le principe de partage d’un document et la rédaction de remarques à propos de celui-ci. Le présent article contient des idées permettant de diminuer le nombre de réunions et de faire évoluer les pratiques. Le travail entre membres d’une même équipe peut se faire à distance et de façon asynchrone. Chacun contribue à l’œuvre collective à son rythme et en fonction de ses contraintes.

6- Co-construire un document

Un collaborateur rédige un document mais souhaite le faire relire par des collègues avant sa diffusion. Plutôt que de transmettre le fichier en pièce jointe d’un e-mail, il est plus efficace de le partager sur un outil collaboratif et d’inviter chacun à venir le critiquer. Toutes les personnes ont une même vision, toutes prennent connaissance des remarques des autres et peuvent y réagir. Si le nombre de modifications suggérées est important, on peut demander à chacun de voter sur celles à faire en priorité.

A titre d’exemple, un texte juridique, comme une convention ou un contrat, peut être initié par une personne et soumis à tous les partenaires. Ces derniers partagent leurs souhaits d’enrichissement ou de correction. Une fois les personnes d’accord, le texte peut être imprimé et transmis pour signature par les dirigeants des partenaires. Ces discussions asynchrones permettent d’éviter de réunir tous les acteurs autour d’une table pour trouver une position commune.

7- Faire émerger des idées

Le brainstorming est une pratique de plus en plus courante en entreprise. Il est possible de recourir à une telle modalité créative même si les personnes sont à distance. On créé un petit document expliquant la finalité de la réflexion et les règles du jeu. Il contient aussi une zone de recueil d’idées. Chacun peut venir ensuite déposer dans cet espace un message comportant une idée. Il peut répondre à une proposition s’il veut l’enrichir. Le système de vote « pour » ou « contre » permet d’enregistrer les préférences de chacun. A l’issue du processus, les idées les mieux notées sont celles qui sont les plus appréciées par le groupe.

Pour accroitre l’efficacité de la séance de créativité, il est possible de définir des phases de participation comme dans un brainwriting : un temps de propositions, un temps de lecture, un temps de nouvelles soumissions… Cette méthode peut être employée par exemple pour trouver le nom d’un nouveau produit ou exprimer les services que l’entreprise pourrait offrir dans 10 ans.

8- Comparer des réponses à un besoin

Une personne effectue une veille de solutions, de produits pouvant répondre à un besoin identifié, par exemple l’aménagement d’un coin lecture. Elle rédige un document avec les divers produits qu’elle a trouvés, une photo, une adresse web pour en savoir plus sur le produit, les avantages et inconvénients qu’elle a identifiés pour chaque solution. Elle partage ce document avec ses homologues et leur demande d’émettre des remarques par rapport aux propositions. Chacun peut expliciter ses préférences, les avantages et inconvénients qu’il perçoit. Il peut aussi proposer d’autres solutions à travers un commentaire. Tous les membres du groupe échangent pour exprimer leurs avis. En confrontant leurs arguments, ils peuvent trouver ensemble la solution qui convient le mieux au besoin sans devoir se rencontrer durant une réunion qui peut s’avérer longue.

9- Faciliter l’usage

Vous mettez à disposition d’un public des matériels, des logiciels, des formulaires, des procédures, des sites Internet… Pour faciliter leurs usages, vous avez préparé de la documentation, des tutoriels. Malgré toute l’attention que vous avez portée dans la création de cette aide, elle ne suffit pas toujours : des cas particuliers ont été omis, l’utilisateur n’a pas compris parfaitement les explications… Il aimerait pouvoir poser des questions, faire part de son expérience ou donner des conseils.

Pour cela, il suffit de partager la documentation réalisée sur un outil collaboratif et de donner la possibilité aux utilisateurs de laisser des commentaires. Ainsi, ils peuvent s’exprimer, s’entraider. Le service offert sera apprécié et apporte un lien plus fort entre vous et votre public, et des interactions entre usagers. Vous obtiendrez des retours riches permettant d’améliorer a minima l’aide en ligne et éventuellement la qualité des produits décrits si votre entreprise les développe elle-même. Ces remontées d’informations se font au fil de l’eau sans avoir besoin d’organiser des temps de rencontre pour receuillir l’avis des usagers.

10- Partager ses bonnes pratiques

Au sein d’une organisation, on constate des pratiques qui diffèrent selon les personnes, selon les sites de travail… Il peut être intéressant de partager les pratiques faites ici et là, de les interroger, de diffuser les meilleures et d’accompagner la mise en œuvre d’une nouvelle pratique faite ailleurs. Pour cela, on peut créer et partager une description des catégories ou des familles de pratiques sur un outil collaboratif. A travers les discussions, les collaborateurs peuvent ensuite venir décrire leurs pratiques dans la catégorie qui les concerne. Tous peuvent prendre connaissance de ce qui se fait ailleurs, poser des questions, répondre aux interrogations au moment qu’il leur convient le mieux. Ces échanges de savoir-faire encouragent l’amélioration de pratiques existantes et l’adoption de nouvelles façons de faire. Ils remplacent avantageusement l’organisation d’une rencontre présentielle pour présenter en face en face ses pratiques.

Conclusion

Ces 10 propositions d’activités collaboratives sont simples à mettre en œuvre. Elles supposent l’utilisation d’un outil de partage de documents et de discussions. Afin d’éviter la multiplication des logiciels et faciliter la prise en main de l’outil par les collaborateurs, il est souhaitable de recourir à une même solution capable de couvrir ces divers usages. Il nous semble important que le moyen technologique utilisé permette de :

  • partager un document multimédia ;
  • définir les personnes qui y ont accès ;
  • commenter les documents partagés. L’insertion des échanges à l’intérieur même des documents est un vrai plus pour favoriser la participation et les échanges ;
  • établir des dialogues, des fils de discussions ;
  • gérer un grand nombre de commentaires sans alourdir la lecture des documents et des remarques déposées ;
  • recevoir des notifications quand de nouvelles remarques sont ajoutées ;
  • voter pour marquer son accord, son désaccord, ses préférences par rapport à des propositions.

Laquelle de ces 10 idées collaboratives avez-vous envie d’essayer en priorité ? Faites nous part de votre expérience à travers un commentaire Pairform.

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