Collaboration : 10 idées pour améliorer votre efficacité 1/2 | PairForm - Blog
Collaboration : 10 idées pour améliorer votre efficacité 1/2

Collaboration : 10 idées pour améliorer votre efficacité 1/2

idées de collaboration

On parle de plus en plus de collaboration. Mais comment la mettre en œuvre ? Nous vous proposons dix idées d’usages de travail collaboratif basés sur le partage de documents et d’échanges entre membres d’une équipe. Ces pratiques améliorent l’efficacité du travail au sein d’un groupe de personnes. Elles sont simples à développer dès lors qu’on dispose d’un outil numérique offrant une vision commune d’un document et l’expression de réactions et d’avis sur celui-ci. Cet article décrit cinq usages en lien avec des réunions. Nous poursuivrons cette liste dans le prochain article avec cinq autres situations.

1- Valider un compte-rendu

Combien de fois le compte-rendu est diffusé longtemps après la réunion ? Pire, le compte-rendu est soumis à validation à la réunion suivante. Quand il s’agit d’un groupe travail qui se réunit tous les x mois, les personnes ne se rappellent plus du compte-rendu ni de la réunion concernée. Comment faire des retours pertinents dans cette situation ? Le compte-rendu est souvent validé par défaut.

Nous vous proposons de partager le compte-rendu dans les jours qui suivent la réunion avec un outil collaboratif afin que tous aient une vision commune. Cet outil doit permettre l’ajout de commentaires, visibles de tous afin de poser des questions, d’émettre des réserves, de souhaiter des changements. Chacun peut prendre connaissance des réactions des autres et répondre si besoin. Un dialogue peut s’établir rapidement autour du compte-rendu et converger vers la version finale. Cette méthode présente un autre avantage : la transparence. Habituellement, les remarques sont remontées séparément par e-mail ce qui peut faire émerger des soupçons de filtrage des réactions.

2- Concevoir ensemble un ordre du jour

La participation active des collaborateurs dans les réunions n’est pas toujours au rendez-vous. Une façon de favoriser un engagement plus important est de co-construire l’ordre du jour avec les participants. Pour cela, ceux-ci sont invités à proposer des sujets qu’ils aimeraient être discutés, à travers un outil collaboratif. Chacun peut répondre aux propositions des pairs pour compléter la demande, pour apporter des éléments éclairant la future discussion… Toute personne peut aussi voter pour ou contre la proposition en fonction de son désir ou non d’aborder ce sujet. L’organisateur de la réunion s’appuie alors sur les propositions pour définir un ordre du jour qui satisfait les attentes des collègues. L’article « Management collaboratif : réunion participative » décrit plus largement cette idée.

Si vous pratiquez déjà des activités collaboratives, partagez ici vos expériences. Quelles activités simples pouvez-vous recommander aux lecteurs de cet article ? Témoignez à l’aide d’un commentaire Pairform.

3- Diffuser une prise de notes

Vous participez à une réunion et vous avez envie de relayer l’information auprès de vos collaborateurs. Afin de gagner du temps, vous pouvez partager votre prise de notes lors de la réunion à l’aide d’un outil collaboratif. Invitez vos collaborateurs à en prendre connaissance et à déposer dans le document diffusé leurs réactions, leurs questionnements. Répondez leur directement sur l’outil collaboratif, tous bénéficieront de vos réponses. Lors d’une réunion en face-à-face où vous reviendrez sur ce sujet, vous gagnerez du temps car vous vous focaliserez sur les points majeurs ou difficiles en complément des discussions à l’intérieur du document partagé.

4- Constituer une mémoire partagée

Très souvent, nous organisons des séries de réunions : réunions de service, réunions d’avancement d’un projet… Il est possible de regrouper tous les comptes-rendus des réunions d’une série dans un même document partagé entre tous. Une page par réunion. Comme ci-dessus, chaque page peut être annotée des interrogations et des remarques de chacun. Ce regroupement de comptes-rendus évite d’encombrer les boites e-mail des collaborateurs avec des pièces jointes lourdes. Les comptes-rendus sont disponibles au même endroit, toujours accessibles. Il est facile de retrouver ce qui s’est passé dans une réunion antérieure et les questionnements de chacun. Ce document partagé, commentable par l’équipe, constitue la mémoire de la série de réunions.

5- Ecrire à plusieurs mains

Lors d’une réunion en présentielle ou à distance, les participants rédigent dans un « pad » les idées, les échanges en « live ». Un « pad » est outil en ligne de saisie de texte, aux fonctionnalités limitées mais simples, dans lequel plusieurs personnes peuvent écrire en même temps. Chacun voit qui a écrit quoi. Ce type d’outil est très pratique par exemple durant une réunion téléphonique. Les points à retenir sont donc co-écrits pendant la rencontre. Dans un second temps, en différé, chacun est invité à réfléchir au contenu rédigé, à le commenter, à le compléter. Certains outils permettent de venir ajouter ces compléments en superposition sans changer le texte écrit ensemble. Tous ces ajouts viennent enrichir les échanges en se donnant un temps supplémentaire et une prise de recul.

Prochainement

Ce présent article s’est focalisé sur des activités collaboratives adaptées à une pratique courante de la vie professionnelle : les réunions. Ces cinq premières idées peuvent être mises en œuvre simplement et vous faire gagner en efficacité. A l’inverse de ces propositions, le prochain article vous suggérera des activités variées pour diminuer le nombre de réunions.

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